Zu Ihrer Bewerbung auf Englisch gehören idealerweise auch Letters of Recommendation.
Wie ist der Aufbau von englischen Arbeitszeugnissen?
Welche Formalien gelten für Recommendation Letter und sind zu beachten?
Welche Formulierungen sind wichtig?
Gibt es auch hier einen Geheimcode?
Und wie können Sie Ihre Erfahrungen, Ihre Stärken, Ihre Erfolge und Ihr berufliches Profil auf Englisch verdeutlichen?
Nutzen Sie unsere Praxistipps, Beispielformulierungen, Muster und Vorlagen für Ihre Letters of Recommendation!
Die gute Nachricht vorweg, englische Arbeitszeugnisse unterliegen deutlich weniger formalen Vorgaben als deutsche.
Vordefinierte, unverzichtbare und durch die Wortwahl extrem fein abgestimmte Einzelnoten zu Bewertungskategorien wie
Arbeitsmotivation,
Arbeitskönnen (Belastbarkeit),
Fachkenntnisse,
Arbeitserfolg,
Führungsverhalten,
internes und externes Sozialverhalten und
Gesamtnote
gibt es im Letter of Recommendation nicht.
Die Vorgaben sind deutlich freier, was aber auch für Unsicherheit sorgt.
Und zwar sowohl bei Berufstätigen, die Englisch als Muttersprache sprechen als auch bei solchen, die diese wichtige und gängige Geschäftssprache als Zweitsprache verwenden.
Damit keine Mißverständnisse aufkommen: Selbstverständlich sind auch Aussagen über Aufgaben, Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche in Letters of Recommendation enhalten.
Und ebenso wie auch in deutschsprachigen Arbeitszeugnissen sollten Bewertungen der sozialen Kompetenzen enthalten sein, die für das Berufsfeld wichtig sind. Beispielsweise Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit, Termintreue, analytisches Denken, unternehmerisches Denken und gegebenenfalls auch Führungskompetenz.
Klar abzugrenzen ist ein Recommendation Letter übrigens von einem Reference Letter. Englische "References" beziehen sich vorwiegend auf persönliche Eigenschaften.
Insbesondere im universitären Betrieb werden sie von Professorinnen und Professoren und anderen Lehrkräften ausgestellt und heben Merkmale wie Zuverlässigkeit, Motivation, Genauigkeit, Engagement oder Interesse hervor.
Mehr zur Abrenzung erfahren Sie in diesem speziellen Artikel: Unterschiede Letter of Recommendation und Letter of Reference.
Umgangssprachlich werden aber häufig beide Bezeichnungen für Arbeitszeugnisse verwendet: Recommendation Letter und oft eben auch Reference Letter.
In unserer Beratungspraxis sehen und analysieren wir, im Rahmen von Bewerbungsunterlagen-Checks oder zur Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche, regelmäßig viele Recommendation Letter.
Beispielsweise von Mitarbeitern global aufgestellter deutscher Konzerne wie Siemens, SAP, Volkswagen oder Linde.
Oder auch die Empfehlungsschreiben, die ausländische Konzerne ihren deutschen Mitarbeitern mit auf den weiteren beruflichen Weg geben, beispielsweise auf Geschäftspapier von Panasonic, Dropbox oder Samsung.
Es hat sich ein typischer Aufbau durchgesetzt, häufig wird für englische Arbeitszeugnisse diese Struktur verwandt:
Date (Datum)
Subject / Reference (Betreff)
Heading (Überschrift)
Introduction (Einleitung)
Period of Employment (Dauer des Arbeitsverhältnisses)
Employee’s Title (Positionsbezeichnung)
Responsibilities (Arbeitsaufgaben)
Particular Achievements (Besondere Leistungen, Projekte oder Erfolge)
Strengths (Persönliche Stärken und Vorzüge)
Recommendation (Empfehlung für künftige Arbeitgeber)
Leaving our Company (Kündigungsgrund)
Signature Line (Unterschrift)
Supervisor's Title (Berufliche Position des Verfassers)
Hier stellen wir Ihnen hilfreiche und typische Formulierungen vor, die Sie für die Ausarbeitung Ihres Letter of Recommendation verwenden können.
Jeweils 100 Aufgaben ("Responsibilities") und 305 englische Formulierungen für Einleitung, Mittelteil, Führungsverantwortung und den Schlussabsatz bekommen Sie in unserem Downloadbereich.
Wählen Sie Ihr passendes Berufsfeld aus.
Beispielsweise Online-Marketing, Marketing, Production, Sales, Finance, Purchasing, Logistics, Consulting, Product Management oder IT.
beispielsweise: August 7, 2020
häufig: Letter of Recommendation for Dennis Schmidt
oder: Re: Letter of Recommendation for Dennis Schmidt
seltener: Reference: Dennis Schmidt
oder: Re: Mr. Dennis Schmidt
oder: Employer's Reference:
Anmerkung: Die Abkürzung "Re:" entspricht dem deutschen "Betr."
üblich: To Whom It May Concern:
gelegentlich: To whom it may concern:
seltener: TO WHOM IT MAY CONCERN:
beispielsweise:
Please accept this letter as personal and professional character reference for Mr. Dennis Schmidt.
häufig auch persönlich formuliert:
I am pleased to provide this letter of recommendation for Dennis Schmidt.
oder:
It is with great pleasure that I write this letter of recommendation on behalf of Dennis Schmidt.
Dennis worked for the Economic Office for almost 5 years.
oder:
I have had the pleasure of working with Dennis for five years.
oder:
I worked with Dennis for 5 years.
As a marketing generalist, Dennis contributed to marketing communications by writing press releases for targeted media and helping to set up trade shows.
oder:
He responded to customer needs and built an ongoing conversation with customers and potential customers.
oder:
He coordinated with other employees to meet customer needs.
Dennis is an extremly committed und active employee.
oder:
Dennis was devoted to his work and demonstrated to understand the business and the stakes.
oder:
He successfully completes work either through individual effort or through the leadership of others.
I highly recommend him without reservation.
oder:
I highly recommend him and any resource that he endorses.
oder:
In summary, I would definitely hire Dennis again, and would recommend him to other companies without hesitation.
handgeschriebene Unterschrift
beispielsweise:
Paul Mueller
Managing Director
Im Lauf der letzten Jahrzehnte hat sich für deutsche Arbeitszeugnisse, aber auch schweizerische und österreichische, ein fein abgestuftes Notensystem etabliert.
Sie bekommen hier kostenlos 200 Zeugnisformulierungen auf Deutsch in Noten.
Darüber hinaus gibt es sogar einen echten Geheimcode, der aus Abwertungen besteht, die nur vermeintlich positiv klingen.
Einen entsprechenden Geheimcode gibt es für englische Arbeitszeugnisse nicht.
Allerdings hat sich auch die englische Zeugnissprache in den vergangenen Jahren deutlich weiterentwickelt. Einige Feinheiten sollten Sie daher berücksichtigen.
Der übliche Abschlusssatz "I highly recommend him without reservation." wird in seiner Wirkung noch gesteigert, wenn der Verfasser des Recommendation
Letters seine Telefonnumer angibt.
Beispielsweise so: "If you would like additional information about Dennis Schmidt, you can call me at +49-404-987 65 432."
Hinweis: In deutschen Arbeitszeugnissen ist die Aufforderung zum Anruf und die Angabe einer Telefonnummer laut Rechtsprechung nicht zulässig.
Wird deutlich, dass der Referenzgeber intensiv mit dem beurteilten Mitarbeiter zusammengearbeitet hat, üblicherweise als Vorgesetzter, steigert dies ebenfalls die Aussagekraft des Reference Letters.
Beispielsweise gleich im Einleitungsabsatz.
"I am pleased to write this letter of recommendation for Dennis Schmidt. Dennis was employed by our company as a sales representative from 2014-2017 and worked under my supervision during that time."
Achten Sie darauf, dass in Ihrem Recommendation Letter Signalwörter für ausgezeichnete Arbeit enthalten sind. Beispielsweise so:
"Dennis has excellent communication skills." oder:
"He consistently met deadlines and always stayed within the budget while keeping the highest professional standards."
Hinweis: Die Beispiele entstammen unseren PDF-Downloads für Letters of Recommendation, die neben 4 vollständigen Mustern aus speziellen Berufsfeldern auch 305 Beispielformulierungen enthalten.
Eigentlich alle Berufsfelder sind in den letzten Jahren komplexer geworden, die Aufgaben von Fachkräften, Projektmanager/-innen und Führungskräften sind sehr anspruchsvoll und umfassend.
Weiter hat die Zunahme von Projektarbeit, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und Job Rotation im Krankheits- oder Abwesenheitsfall von Kollegen ebenfalls dazu geführt, dass berufliche Profile noch umfangreicher geworden sind.
Da Ihr Recommendation Letter einerseits eine Wertschätzung für vergangene Leistungen und bisheriges Engagement am Arbeitplatz und andererseits eine Einschätzung über künftige Einsatzmöglichkeiten im Berufsleben ist, ist es sinnvoll, taktisch vorzugehen.
1. Überlegen Sie sich in einem ersten Schritt, welche Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse Sie bisher ausgezeichnet haben. Hier dürften Ihre Auswahlmöglichkeiten wegen der üblicherweise sehr umfassenden Arbeitsaufgaben groß sein.
2. In einem zweiten Schritt wählen Sie dann sowohl typische Arbeitsinhalte der Vergangenheit aus, berücksichtigen aber auch die Aufgaben, die für die künftig von Ihnen angestrebten Stellen wichtig sind.
Nutzen Sie den Gestaltungsspielraum, den Sie bei der Ausarbeitung Ihres Recommendation Letters haben, um Ihre beruflichen Stärken mit Bezug auf zukünftig gewünschte Arbeitsaufgaben darzustellen.
Analyse: Englische Stellenanzeige - lesen, verstehen, nutzen
Muster: Cover Letter schreiben
Beispiele: Englischen CV schreiben
Fragen und Antworten: Englisches Job-Interview
Beispiele: Englische Selbstpräsentation
Übungen: Englisches Assessment-Center
Englische Recommendation Letters sind mittlerweile, genauso wie deutsche Arbeitszeugnisse, immer umfangreicher geworden.
Vor etwa 20 Jahren umfasste der Text von deutschen Arbeitszeugnissen für Fachkräfte eher eine knappe DIN-A4-Seite und der von Führungskräften etwa anderthalb. Heutzutage liegt der Durchschnitt für Fachkräfte bei knapp zwei und der von Führungskräften bei knapp drei DIN-A4-Seiten.
Der Text englischer Recommendation Letters umfasste früher eher eine gute halbe DIN-A4-Seite, mittlerweile wird die Seite aber voll ausgeschöpft. Englische Arbeitszeugnisse für Führungskräfte sind noch länger.
Um das oft noch übliche Limit einer DIN-A4-Seite nicht zu überschreiten, wird gerne auch die Schriftgröße von 12 auf 11 oder 10 Punkte verkleinert und der Seitenrand wird verringert.
Allerdings haben wir in unserer Beratungspraxis auch schon ab und an Recommendation Letters gesehen, die drei und mehr DIN-A4-Seiten umfassten. Von diesem Umfang raten wir aber ab.
Mit zunehmender Länge verkehrt sich der ursprünglich beabsichtigte Informationswunsch über die Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse des Bewerbers ins Gegenteil. Dann wird der Recommendation Letter nicht mehr vollständig gelesen.
Personalabteilungen deutscher Konzerne oder gar Mittelständler, die aussagekräftige Recommendation Letter verfassen können, gibt es kaum.
Meist fällt diese Aufgabe auf den direkten Fachvorgesetzten zurück.
Und wird von diesem mangels Zeitressourcen an den zu beurteilenden Arbeitnehmer zurückdelegiert.
Daher ist auch hier der Trend festzustellen, dass das englische Zeugnis selbst verfasst wird.
Auch die zweite Variante, dass der englisch formulierte Aufgabenblock vom Beurteilten ausgearbeitet wird und der dazugehörige Bewertungsblock vom Vorgesetzten verfasst wird, ist im Berufsalltag gängige Praxis.
In beiden Fällen haben Sie erhebliche Möglichkeiten auf die Qualität und Aussagekraft Ihres "englischen Arbeitszeugnisses" einzuwirken.
Und diese Möglichkeiten sollten Sie selbstverständlich zu Ihren Gunsten nutzen.
Damit Sie es hierbei leichter haben, können Sie unsere Muster und Hunderte von Beispielformulierungen für Recommendation Letter herunterladen - und nutzen.
Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches
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