Vorstellungsgespräch Bestätigung nach Einladung

Muster und Formulierungen für E-Mail ✓ So Einladung und Termin fürs Vorstellungsgespräch bestätigen ✓ Verschieben und neuen Termin vereinbaren ✓ Oder souverän absagen ✓

Die richtige Taktik: Wie schnell müssen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einem vorab geführten Telefoninterview bestätigen?

- Wie formulieren Sie professionell?

- Reagieren Sie per E-Mail oder telefonisch?

- Und wie umfangreich sollte Ihre Antwort sein?

Gegenseitiges Kennenlernen: Das gesamte Bewerbungsverfahren ist für beide Seiten ein Prozess des gegenseitigen Kennenlernens, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Nicht umsonst lautet eine hier immer wieder gestellte Frage: "Warum haben Sie sich gerade bei uns beworben?"

So bestätigen Sie die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Business-Etikette: Zeigen Sie mit Ihrer Reaktion auf eine Einladung, dass ihre Kommunikation per E-Mail oder am Telefon professionell ist. Und dass Sie Arbeitsprozesse, zu denen man auch eine Bewerbung zählen kann, strukturiert in Angriff nehmen und die Business-Etikette beherrschen.

Aus der Beratungspraxis: Dies gilt sowohl für die Bestätigung einer Einladung zum Gespräch, auf die wir in diesem Artikel gründlich eingehen, als auch für eine eventuelle Absage oder eine Terminverschiebung, die wir Ihnen in dem Extraartikel So Vorstellungsgespräch absagen oder verschieben, einschließlich Musterformulierungen, ausführlich erläutern.

Telefon / E-Mail / Brief: Ob Sie die gute Nachricht einer Einladung zum Bewerbungsgespräch (hier: Beispielformulierungen für Antworten) telefonisch, per E-Mail oder durch einen Brief bestätigen, bleibt Ihnen überlassen. Die meisten Bewerberinnen und Bewerber werden sich aber wohl für eine E-Mail entscheiden.

Retro: Zum einen, da die meisten Firmen ihre Gesprächseinladung ebenfalls per E-Mail versenden. In diesen Fällen bietet sich eine Bestätigungs-E-Mail natürlich an. Und zum anderen, da Terminbestätigungen per Post etwas länger dauern und mittlerweile fast schon als altmodisch und überholt gelten.

Termin telefonisch bestätigen: Die Angst vor dem Anruf

Lieber anrufen? Besonders schnell ist auch eine telefonische Rückmeldung möglich. Hiervor schrecken allerdings viele Bewerber zurück, da sie meist Angst davor haben, spontan in ein Telefoninterview verwickelt zu werden.

Erzählen Sie bitte etwas über sich: Diese Angst dürfte bei Bewerbungen in Konzernen unberechtigt sein, dort verlaufen Bewerbungsprozesse eher formal. Wer allerdings in kleinen oder mittleren Unternehmen anruft, kann das eine oder andere Mal schon damit rechnen, dass auch eine Frage zur Motivation der Bewerbung ("Warum haben Sie sich gerade bei uns beworben?") oder zum beruflichen Profil des Bewerbers gestellt wird.

Erste Hilfe bekommen Sie übrigens hier: Kostenloser PDF-Download - 100 Fragen im Vorstellungsgespräch.

Online trainieren: Wenn Sie sich auf telefonische oder persönliche Vorstellungsgespräche sinnvoll vorbereiten möchten, sollten Sie unsere innovativen und hilfreichen E-Learnings nutzen, die Sie mittels Smartphone, Tablet, Notebook oder PC abrufen können.

24/7 verfügbar: Wir machen Sie in unseren hilfreichen und wirkungsvollen E-Learnings und Online-Coachings mit aktuellen Fragen vertraut, die Sie im Bewerbungsgespräch erwarten - und stellen Ihnen überzeugende Antworten vor, an denen Sie sich orientieren können, um Ihre individuellen Stärken, Erfahrungen und Kenntnisse passgenau zu präsentieren.

Musterformulierungen für eine Bestätigungs-E-Mail

So bitte nicht: Grundsätzlich bleibt es Ihnen überlassen, wie ausführlich Sie Ihre Bestätigung auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch formulieren möchten. Allerdings sollten Sie nicht zu knapp formulieren, so wie im Negativbeispiel gezeigt.

Persönliche Note: Etwas persönlicher und freundlicher darf es im Geschäftskontakt, zu dem auch das Bewerbungsverfahren zählt, durchaus sein. Darüber hinaus können Sie Ihren Auftritt professioneller gestalten, wenn Sie wichtige Kontaktdaten und gegebenenfalls auch Ihr Xing- oder LinkedIn-Profil in Ihrer E-Mail aufführen.

Falsche Zurückhaltung: Interessanterweise haben nämlich die meisten Bewerberinnen und Bewerber mittlerweile ein Business-Profil in den genannten Netzwerken, weisen aber weder in den Kontaktdaten im Anschreiben oder Lebenslauf, noch in der E-Mail-Korrespondenz explizit darauf hin.

Vorteile sichern: Da sie aber bereits eine Einladung zum Gespräch erhalten haben, bietet es sich doch an, diesen ersten Sieg im Bewerbungsverfahren weiter auszubauen. Schließlich schicken Sie Ihre E-Mail an die Personalabteilung oder einen künftigen Fachvorgesetzten, der an der Einstellungsentscheidung beteiligt.

Und so mache Personalmitarbeiter und künftige Vorgesetzte werden gerne den Link in Ihrer E-Mail anklicken, der auf Xing oder LinkedIn führt.

Beispiel: Doch zunächst zurück zum Text in Ihrer Bestätigungsmail an den neuen Arbeitgeber. Eine überzeugende E-Mail-Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch könnte folgendermaßen formuliert werden.

Gesprächstermin absagen oder verschieben

Entscheidungsfreudig: Nach etwa zwei Tagen sollten Sie eine Einladung bestätigen, absagen oder gegebenenfalls um einen Alternativtermin bitten.

So zeigen Sie von Anfang an, dass Sie über ein professionelles Auftreten verfügen und sowohl im Bewerbungsverfahren als auch im Geschäftsalltag nichts dem Zufall überlassen, sondern wichtige Termine systematisch und gewissenhaft vorbereiten.

Begründen, oder nicht? In unserer Beratungspraxis werden wir übrigens regelmäßig gefragt, ob der Wunsch nach einem anderen Termin gegenüber dem einladenden Unternehmen begründet werden sollte. Grundsätzlich bleibt es natürlich Ihnen überlassen, ob Sie Ihre Bitte um eine Terminverschiebung begründen möchten. Aber auch hier kann es sich lohnen, taktisch vorzugehen.

Bindung macht interessant: Wenn das Gespräch nämlich am Vormittag stattfinden soll, könnten Sie mit Verweis auf Ihre - noch - ungekündigte Stelle darum bitten, am späten Nachmittag oder frühen Abend zum Gespräch zu kommen. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich aus einer Position der Stärke heraus bewerben, beeindrucken so manche Personaler durchaus.

Nach erfolgreichem Vorstellungsgespräch bedanken

"Follow Up"-E-Mail: Wenn Ihr Vorstellungsgespräch erfolgreich verlaufen ist, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie nach dem Gespräch mit einer souveränen Nachfassmail (Follow Up), dem zeitgemäßen Nachfolger des früheren Nachfassbriefes, weiterhin in positiver Erinnerung bleiben möchten.

Stimmige Chemie: Insbesondere dann, wenn das Vorstellungsgespräch sehr gut verlaufen ist und die "Chemie" zwischen einem Bewerber und den Gesprächsbeteiligten auf der Firmenseite offensichtlich gestimmt hat, sollte diese erste (Ver-)Bindung mit allen Möglichkeiten weiter ausgebaut werden.

Ein kleiner Dank wirkt Wunder: Wie Sie im digitalen "Dankesschreiben" auf ausgewählte Aspekte des Vorstellungsgespräches eingehen und die Besonderheiten Ihres beruflichen Profils noch einmal knacking und kurz in Erinnerung rufen, erfahren Sie hier: Vorstellungsgespräch - bedanken, nachfragen und nachfassen.

Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches 

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