- Sollen Originalunterlagen mit ins Vorstellungsgespräch mitgenommen werden?
- Welche weiteren Schriftstücke sollten Bewerber mitbringen?
- Und reicht auch eine PDF-Datei auf dem Smartphone?
Unbekannt: In unserer Beratungspraxis erleben wir es häufiger, dass Bewerberinnen oder Bewerber eher erstaunt reagieren, wenn wir ihnen empfehlen, die eigenen Bewerbungsunterlagen zum Vorstellungsgespräch 100 Fragen in Papierform mitzunehmen.
Im Vertrauen auf die Firma: Dies ist nicht verwunderlich, da Bewerber zu Recht darauf vertrauen, dass die im Vorfeld mittels E-Mail, Bewerbungsformular oder auch Post eingereichten Unterlagen eigentlich in der Firma vorhanden sein sollten.
Der bewusst gewählte Zusatz „eigentlich“ signalisiert Ihnen sicherlich schon, dass es in der Bewerbungspraxis oft ganz anders aussieht. Dann fehlen Bewerbungsunterlagen, weil
die Kollegin, die das Gespräch eigentlich führen sollte, plötzlich krank geworden ist,
der Kollege, der die Unterlagen am Wochenende mit nach Hause genommen hat, noch im Stau steht und verspätet eintreffen wird,
der Personalmitarbeiter, der die Unterlagen vorab per E-Mail verschicken sollte, diese an einen falschen Empfänger weitergeleitet hat und momentan nicht zu erreichen ist,
oder der Einzelblatteinzug des Firmenkopierers Teile der Bewerberunterlagen noch vor dem Vervielfältigen zerstört hat.
Mittlerweile haben wir als Bewerbungsberater schon so oft davon gehört, dass die Unterlagen nicht für alle Gesprächsbeteiligten vorlagen, dass wir den Ausnahmefall, also verschwundene Unterlagen, zur Regel erklären und grundsätzlich empfehlen einen eigenen Ausdruck der Unterlagen zum Vorstellungsgespräch mitzunehmen.
Im Detail zählen dazu
das Anschreiben,
der Lebenslauf mit Foto,
die beigefügten Arbeits- und Zwischenzeugnisse,
Zeugnisse des letzten berufsqualifizierenden Abschlusses (Hochschulzeugnisse und -urkunden, Ausbildungszeugnisse und -urkunden)
Zertifikate über aktuelle Weiterbildungen oder längere Fortbildungen
zusätzliche Referenzen (falls vorhanden).
Gehört dazu: Gerne vergessen wird in dieser Aufzählung die Stellenanzeige, die aber besonders wichtig ist, da dort üblicherweise spezielle Anforderungen aufgezählt werden, die im Gespräch auch von der Bewerberin oder dem Bewerber näher hinterfragt werden sollten.
Weiter unverzichtbar sind ein kleinerer Notizblock, beispielsweise in der Größe DIN-A5 und zwei Stifte, falls ein Stift „Schreibhemmungen“ entwickelt.
Namen einsetzen: Auf dem Notizblock sollten bereits die Namen der Gesprächsbeteiligten stehen, falls diese Namen vorab mitgeteilt worden sind. Schließlich ist es leichter, bisher ungewohnte Namen im Gespräch einzusetzen, wenn man diese vor Augen hat.
Zusammenfassend werden benötigt:
die konkrete Stellenausschreibung,
ein Notizblock mit Stiften, auf dem die Namen möglicher Gesprächsbeteiligter bereits notiert sind
und das Einladungsschreiben der Firma oder ein Ausdruck der Einladungs-E-Mail.
Schneller Zugriff: Die Bewerbungsunterlagen sollten idealerweise in einer Bewerbungsmappe mitgenommen werden. Wir haben es schon häufiger erlebt, dass Bewerber aus Kostengründen darauf verzichten und die Unterlagen dann in eine DIN-A4-Klarsichthülle quetschen.
Dies kann unter Umständen dazu führen, dass die Unterlagen im Lauf der Anreise zerknittert werden und die beeinträchtigte Form der Darbietung dann nicht gerade professionell auf die Gesprächsbeteiligten der Firmenseite wirkt.
Katastrophe: Oder sogar dazu, wie uns eine Bewerberin erzählte, dass sich die Unterlagen beim Herausziehen aus der Hülle wegen der typischerweise vorhandenen Nervosität im Bewerbungsgespräch ungewollt verselbstständigen und sich erst über den Besprechungstisch und dann über den gesamten Fußboden verteilen. Ein echter Bewerbungsalbtraum.
Unsicher: Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder auftaucht ist die, ob Originale von Hochschul- und Ausbildungszeugnissen, Arbeits- und Zwischenzeugnissen und Weiterbildungsnachweisen mitgenommen werden sollten.
Davon raten wir ab, da diese Unterlagen sicher zu Hause aufbewahrt werden sollten. Grundsätzlich glauben Firmen den Angaben von Bewerbern erst einmal, auch wenn diese als Scan oder in Kopieform übermittelt werden.
Falls gewünscht: Nur wenn ausdrücklich nach Originalen gefragt wird, sollte diese zum neuen Arbeitgeber mitgenommen werden.
Glaubwürdig bleiben: Stellt sich im Bewerbungsgespräch heraus, dass noch ein aktuelles Zwischenzeugnis nachgereicht werden kann, weil es zum Bewerbungszeitpunkt noch nicht vorlag oder dass ein Weiterbildungszertifikat für den neuen Arbeitgeber besonders wichtig ist, das in den gestrafften Bewerbungsunterlagen nicht enthalten war, dann sollten diese fehlenden Unterlagen zügig nachgereicht werden.
Guter Anlass: Idealerweise in Kombination mit einem Dankesschreiben zum geführten Vorstellungsgespräch. Wie Sie einen derartigen Nachfassbrief, der heutzutage ja als Nachfassmail verfasst wird, formulieren, erläutern wir Ihnen im Artikel Vorstellungsgespräch nachfragen und nachfassen.
Abschlusstipp: Eine PDF-Kopie der Bewerbungsunterlagen auf dem Smartphone oder einem mitgebrachten Tablet kann unter Umständen auch ausreichen.
Aber nur dann, wenn die Bewerberin oder der Bewerber vertraut damit sind, diese PDF-Datei vor Beginn oder im laufenden Gespräch bei Bedarf zügig per E-Mail oder Bluetooth an den Ansprechpartner im Unternehmen zu übermitteln.
Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches
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