Sowohl Arbeits- als auch Zwischenzeugnisse für Führungskräfte und Fachspezialisten werden nach einem grundlegenden Muster erstellt, das verschiedene Elemente beinhaltet – und wenn Sie die kennen, wird es Ihnen deutlich leichter fallen, Ihre eigenen Zeugnisse besser zu verstehen und mit dem Arbeitgeber zu verhandeln.
Nicht auf alle der hier vorgestellten Bestandteile haben Sie einen rechtlichen Anspruch, aber mit etwas Verhandlungsgeschick gegenüber der Personalabteilung und dem Verweis auf heute übliche Standards ist es möglich, ein Zeugnis zu bekommen, das alle aufgeführten Elemente enthält.
Arbeitszeugnisse unterliegen nicht nur inhaltlichen, sondern auch formalen Standards. Zu diesen Formalien gehört, dass Ihr Zeugnis auf dem üblichen Firmenbriefpapier erstellt werden muss. Würde die Firma Ihr Zeugnis auf ein einfaches Blatt Papier drucken, wäre dies eine offensichtliche Geringschätzung Ihrer Person und Ihrer Arbeitsleistung. Daher ist das offizielle Briefpapier Pflicht.
Gängige Überschriften lauten »Zeugnis« oder »Arbeitszeugnis «. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Überschrift in Großbuchstaben, gesperrt – also jeweils mit einem Leerzeichen zwischen den Buchstaben – oder ohne ein besonderes Format gestaltet wird. Die Überschrift wird in der Regel zentriert oder linksbündig gesetzt. Zwischenzeugnisse bekommen die entsprechende Überschrift »Zwischenzeugnis«. Die Überschriften »Arbeitsbescheinigung« oder »Mitarbeiterbeurteilung« sollten Sie hingegen keinesfalls akzeptieren. Im ersten Fall handelt es sich um eine unzulässige Abwertung, und der zweite Fall bezeichnet kein Arbeitszeugnis, sondern vielmehr eine (turnusmäßige) Personalbeurteilung, die ganz anderen Vorgaben unterliegt als ein Zeugnis.
Eine übliche Einleitung enthält Vor- und Zunamen des Mitarbeiters sowie – das Einverständnis vorausgesetzt – üblicherweise auch das Geburtsdatum und -ort. In den letzten Jahren ist der Trend festzustellen, dass auch der Hochschulabschluss im Einleitungsabsatz aufgeführt wird. Die Angaben zu Ein- und Austrittstermin müssen korrekt sein, also den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen. Personalverantwortliche werden häufig misstrauisch, wenn es sich beim Austrittstermin um ein »krummes« Datum, also nicht das Monatsende, handelt. Dann drängt sich schnell die Frage nach einer fristlosen Kündigung auf.
Die Aufgabenbeschreibung ist eines der wesentlichen Elemente Ihres Arbeitszeugnisses. Leider sind Aufgabenbeschreibungen oft zu oberflächlich verfasst und damit nicht sehr aussagekräftig. Es lohnt sich also allemal, Verbesserungen vorzuschlagen. Bei der Optimierung Ihrer Aufgabenbeschreibung können Sie mit dem geringsten Widerstand rechnen: Die Firmen zeigen sich hier üblicherweise entgegenkommend. Anregungen für eine detaillierte Ausgestaltung Ihrer Aufgabenbeschreibung finden Sie in der Stellenausschreibung, in Ihrem Arbeitsvertrag oder in Projektberichten. Denken Sie auch daran, bei welchen Gelegenheiten Sie Kollegen oder sogar Vorgesetzte vertreten haben.
Nachdem die Aufgaben beschrieben worden sind, werden Ihre Leistungen bewertet. Das geschieht mithilfe ausgeklügelter einzelner Leistungsbeurteilungen, bei denen meist zwischen den folgenden Aspekten unterschieden wird: Arbeitsmotivation, Arbeitsbefähigung, Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsweise und Arbeitserfolg. Eventuell kann es auch die Rubrik »Besondere Erfolge« geben, und wer Führungsverantwortung innehatte, wird in diesem Block auch Angaben zu seinem Führungsverhalten bekommen. Schwierigkeiten macht den meisten die Unterscheidung von »Arbeitswille « und »Arbeitsbefähigung«. Wenn Sie »Arbeitsbefähigung« jedoch mit »Arbeitskönnen« übersetzen, dann ist relativ leicht nachvollziehbar, dass es zunächst um das Wollen und dann um das Können geht – und diese beiden Beschreibungen sind nicht immer deckungsgleich. So mancher will mehr, als er letztendlich kann.
Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung: »Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt«, hat wohl fast jeder Arbeitnehmer schon einmal gehört. Es handelt sich bei der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung also um einen Schlüsselsatz, der in aller Kürze Auskunft über die Arbeitsleistung gibt. Dieser Schlüsselsatz sollte natürlich möglichst positiv sein.
Beim Sozialverhalten geht es nicht um Ihre Leistung, sondern um Ihr Verhalten gegenüber Firmenangehörigen wie Vorgesetzten und Mitarbeitern, aber auch um Ihr Verhalten gegenüber Außenstehenden, also insbesondere Kunden und Geschäftspartnern. Da das Schlagwort Kundenorientierung mehr als nur ein Modewort ist, sollten die Angaben zu Ihrem Sozialverhalten überzeugen.
Zu den Schlussformulierungen zählen der Kündigungsgrund, die sogenannte Dankes-Bedauerns-Formel und die Wünsche für die Zukunft. Für neue Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, warum Sie die alte Firma verlassen haben. Haben Sie selbst gekündigt, gab es eine betriebsbedingte Kündigung oder war das Arbeitsverhältnis von Anfang an befristet? Auch die Dankes-Bedauerns-Formel taucht in den meisten Arbeitszeugnissen auf. Man dankt Ihnen und bedauert Ihren Weggang, aber auch dabei gibt es feine Unterschiede, die Sie kennen sollten. Gleiches gilt für die Zukunftswünsche: Wünscht man Ihnen – etwas hämisch – »mehr Glück« oder vielmehr »weiterhin viel Erfolg«?
Der Ausstellungsort und das korrekte Datum gehören ebenfalls zu den formalen Aspekten des Arbeitszeugnisses. Das Tagesdatum sollte im Idealfall dem Austrittsdatum entsprechen. Es kommt aber häufig vor, dass Zeugnisse erst nach langem Hin und Her mit einer mehrmonatigen Verspätung ausgestellt werden. Auch in diesem Fall sollten Sie darauf hinarbeiten, dass das Ausstellungsdatum und das Austrittsdatum übereinstimmen. So vermeiden Sie unnötige Spekulationen darüber, ob es womöglich einen Prozess vor dem Arbeitsgericht gegeben hat und Ihr Zeugnis deswegen erst so spät ausgestellt worden ist.
Es gilt die Regel, dass Arbeitszeugnisse von einem in der betrieblichen Hierarchie höher stehenden Mitarbeiter unterzeichnet werden müssen. Es ist also problematisch, wenn der Area Sales Manager Nord das Zeugnis des Area Sales Manager West unterzeichnet. In diesem Beispiel hätte der vorgesetzte Vertriebsleiter unterschreiben müssen. Oft unterschreiben sowohl der Fachvorgesetzte als auch jemand aus der Personalabteilung. Diese doppelten Unterschriften steigern die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses. Aber Achtung: Wenn Personalverantwortliche mit unterschrieben haben, steigen die Ansprüche an das Zeugnis. Denn in diesen Fällen unterstellen andere Personalentscheider, dass der Zeugnisprofi aus der Personalabteilung genau weiß, was er Außenstehenden über die beurteilte Person mitteilt.
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Christian Püttjer & Uwe Schnierda twitter: karrierecoaches
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