Oft werden übliche Bewerbungsunterlagen am Ende von Stellenanzeigen eingefordert.
Was ist darunter zu verstehen?
Welche Unterlagen sind hier Pflicht?
Welche freiwillig?
Und sind vollständige, aussagekräftige und übliche Bewerbungsunterlagen identisch?
Definition: Zu üblichen Bewerbungsunterlagen zählen Anschreiben und Lebenslauf. Oft mit Bewerbungsfoto, Zeugnissen über Studium oder Ausbildung und Arbeitszeugnissen. Ein aktuelles Zwischenzeugnis kann optional mitgeschickt werden. Es ist aber keine Pflicht.
Aktuell ist der Trend festzustellen, dass Fachkräfte und Führungskräfte ein Kurzprofil verwenden. Und, falls passend, eine Projektübersicht einschließlich erzielter Erfolge beifügen.
Welche üblichen Unterlagen gehören in eine E-Mail-Bewerbung? Immer Lebenslauf, oft noch Anschreiben. Immer üblicher ein Kurzprofil im Lebenslauf. Oft Bewerbungsfoto. Zu üblichen Unterlagen gehören Arbeitszeugnisse. Und ein Nachweis über Ausbildung oder Studium.
Am Ende vieler Stellenanzeigen wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Bewerberinnen und Bewerber übliche, aussagekräftige oder vollständige Unterlagen per E-Mail zusenden sollen.
Insbesondere externe Recruiter ("Personalberatungen"), mittelständische und kleine Unternehmen und teilweise der öffentliche Dienst wünschen sich E-Mail-Bewerbungen, die inhaltlich einen klaren Bezug zu den speziellen Anforderungen der Stellenausschreibung herstellen.
Im Gegensatz dazu bevorzugen Konzerne und immer mehr größere Arbeitgeber im öffentlichen Dienst reine Online-Bewerbungen über Bewerbungsportale.
Hier sollen Bewerberinnen und Bewerber alle Daten direkt in Online-Formulare eintragen, die teilweise per Software automatisch ausgewertet werden. Und haben die Möglichkeit zusätzlich Motivationsschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse und Zertifikate als Dateianhang hochzuladen.
So einfach unsere vorstellte Definition für "vollständige Unterlagen" klingt, so differenziert sieht doch die Bewerbungsrealität aus.
Denn zu den Bewerbungsunterlagen zählen sehr viele Elemente, die je nach Wunschjob eine ganz unterschiedliche Relevanz haben.
Vollständige Bewerbungsunterlagen
Anschreiben
Deckblatt (optional)
Lebenslauf
Bewerbungsfoto (optional)
Kurzprofil (optional)
Leistungsbilanz (optional)
Projektübersicht (optional)
Übersicht über Programmiersprachen, Betriebssysteme, Anwendungen (optional bei IT-Experten)
Anlagenverzeichnis (optional)
Referenzen (optional)
aktuelles Zwischenzeugnis (optional)
frühere Arbeitszeugnisse
Letter of Recommendation (optional)
Weiterbildungsnachweise (optional)
Fortbildungszertifikate (optional)
Zertifikate über Fremdsprachenkenntnisse (optional)
Hochschulzeugnisse und -urkunden
Ausbildungszeugnisse (IHK, Handwerkskammer, Berufsschule, Arbeitgeber)
Schulzeugnisse (optional)
Fachartikel (optional)
Patente (optional)
Arbeitsproben (optional)
Die vielen Hinweise auf das freiwillige - optionale - Beifügen von zahlreichen Bewerbungselementen zeigt deutlich, wie schwierig eine klare Antwort auf die Frage "Was sind vollständige Bewerbungsunterlagen?" im Einzelfall sein kann.
Ist ein aufwändig gestaltetes Deckblatt immer sinnvoll? Nein, ein Deckblatt mit Foto ist nicht nötig. Das Foto kann in den Lebenslauf integriert werden.
Sollte ein ausführliches Anlagenverzeichnis ausgearbeitet werden? Nein, ein Anlagenverzeichnis ist meist übertrieben.
Muss das Bewerbungsfoto mitgeschickt werden? Besser ja. Es sei denn Arbeitgeber wollen ausdrücklich kein Foto. Kommt oft im öffentlichen Dienst vor.
Ist ein Kurzprofil ein Bewerbungsvorteil und damit ein "Muss"? Ja, ein Kurzprofil ist ein klares Statement. Das berufliche Profil wird in drei Sätzen deutlich.
Verzichten nicht immer mehr Firmen sogar auf das Anschreiben? Ja, insbesondere Headhunter (Personalberatungen) wollen kein Anschreiben. Die Hemmschwelle für eine Bewerbung soll niedrig sein.
Und erwarten neue Arbeitgeber immer ein aktuelles Zwischenzeugnis? Nein, auch ohne Zwischenzeugnis sind Bewerbungen möglich und üblich.
Es gilt im Einzelfall abzuwägen, was wirklich mitgeschickt werden soll.
Beispielsweise hinterlassen die digitalen Bewerbungsunterlagen von Führungskräften mit mehr als 20 Jahren Berufserfahrung einen fragwürdigen Eindruck, wenn noch das uralte Abiturzeugnis und Nachweise über längst vergangene Studienpraktika eingescannt und beigefügt werden.
Und auch Fachkräfte, die sich regelmäßig weiterbilden, sollten Abstand davon nehmen, Scans von 15 oder 20 Jahre alten Weiterbildungszertifikaten aus dem IT-Bereich mitzusenden.
Diese Kenntnisse sind schließlich längst überholt und damit nicht mehr relevant.
Beide geschilderten Beispiele erleben wir übrigens häufiger in unserer Beratungspraxis, wenn wir Bewerbungsunterlagen prüfen und optimieren.
Abgesehen von den Unternehmen, Personalberatungen und Headhuntern, die Bewerbungen ohne Anschreiben ausdrücklich einfordern, sind diese Bewerbungselemente üblich, sinnvoll und eigentlich auch Pflicht.
Vollständige Bewerbungsunterlagen: Beispiel
Bewerbungsfoto (optional, dennoch üblich)
frühere Arbeitszeugnisse
Hochschulzeugnisse und -urkunden und/oder
Ausbildungszeugnisse
Schulzeugnisse (optional, nur empfohlen bei weniger als zehn Jahren Berufserfahrung)
Dass aussagekräftige Anschreiben und stärkenorientierte Lebensläufe das Herzstück einer Bewerbung bilden, dürfte die wenigsten Bewerber überraschen.
Denn diese beiden Elemente enthalten die aktuellsten und zentralen Informationen über den beruflichen Werdegang und das momentane oder das letzte Beschäftigungsverhältnis.
Seit der Einführung des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) glauben viele Arbeitgeber, dass sie kein Bewerbungsfoto mehr verlangen dürfen.
Dennoch schicken sicherlich mehr als 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber ein Foto mit. Vermutlich eher mehr als 95 Prozent.
Letztendlich bleibt die Entscheidung natürlich Ihnen überlassen.
Wir empfehlen aber dringend, ein aktuelles und gut gemachtes Foto mitzuschicken. Sie sollen dabei keinen Modelwettbewerb gewinnen, sich aber professionell präsentieren.
In unseren Bewerbungsberatungen werden wir sehr häufig gefragt, ob ein aktuelles Zwischenzeugnis nicht grundsätzlich mitgeschickt werden muss.
Die Antwort hierauf ist ein klares "Nein!".
Wenn Sie wegen eines Vorgesetztenwechsels, einer Elternzeit, einer Beförderung oder eines Sabbaticals ein "gutes" oder "sehr gutes" Zwischenzeugnis vorliegen haben, sollten Sie dies natürlich scannen und mitschicken.
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Kein Unruhe: Coachingtipp Sie sollten auf keinen Fall Unruhe am momentanen Arbeitsplatz aufkommen lassen, weil Sie für Bewerbungszwecke extra ein Zeugnis anfordern. Als Ausnahmen gelten hier allerdings eine (drohende) Insolvenz der Firma oder eine Kündigung durch den Arbeitgeber. |
In unserer Beratungspraxis erleben wir es regelmäßig, das gute Zeugnisse bei Bewerbungen selbstverständlich eine unterstützende Wirkung haben.
Aber auch durchschnittliche oder gar unterdurchschnittliche Arbeitszeugnisse dürfen nicht einfach weggelassen werden.
Wenn Sie kein Zeugnis für einen eine bestimmte Stelle haben, sollten Sie von sich aus darauf hinweisen.
In Ausnahmefällen können Bewerberinnen und Bewerber mit mehr als 20 Jahren Berufstätigkeit Zeugnisse für die davorliegende Zeit weglassen.
Allerdings sollte dies in der Bewerbung vermerkt werden. Und es sollte angeboten werden, die Zeugnisse bei Bedarf nachzureichen.
Ihr berufsqualifizierender Abschluss wird von Arbeitgebern immer erwartet.
Häufig schon aus tarifrechtlichen und weiteren rechtlichen Gründen. Daher sollten Sie Hochschulzeugnisse und -urkunden beilegen.
Oder Nachweise über Ihre Berufsausbildung, beispielsweise Prüfungszeugnisse der IHK oder Handwerkskammer.
Dass Schulzeugnisse nach über zehn Jahren Berufstätigkeit nun wirklich keine Aussagekraft bei einer Einstellungsentscheidung spielen, findet auch die große Mehrzahl der Recruiter und Personalexperten.
Daher kann das letzte Zeugnis nach zehn Jahren Berufstätigkeit sicherlich weggelassen werden.
Nachdem wir die Unterlagen eingegrenzt haben, die unserer Erfahrung nach sinnvoll und deshalb Pflicht sind, geht es nun um die vielen optionalen Bewerbungselemente.
Deckblatt (optional)
Kurzprofil (optional)
Leistungsbilanz (optional)
Projektübersicht (optional)
Übersicht über Programmiersprachen, Betriebssysteme, Anwendungen (optional bei IT-Experten)
Anlagenverzeichnis (optional)
Referenzen (optional)
Fortbildungszertifikate (optional)
Weiterbildungsnachweise (optional)
Letter of Recommendation (optional)
Zertifikate über Fremdsprachenkenntnisse (optional)
Fachartikel (optional)
Patente (optional)
Arbeitsproben (optional)
Grundsätzlich empfehlen wir E-Mail-Bewerbungen schlank zu halten. Beispielsweise halten wir 25 Seiten gescannter Anlagen für viel zu viel.
Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, auf extra ausgearbeitete Anlagenverzeichnisse zu verzichten - und die Anzahl der Anlagen bewusst zu reduzieren.
So empfehlen wir insbesondere Bewerbern mit 15, 20 oder noch mehr Jahren Berufserfahrung, ihre Unterlagen deutlich zu verschlanken: "Lebenslauf kürzen."
Damit meinen wir, dass bestimmte Unterlagen bewusst aussortiert werden sollten, weil sie so alt sind, dass sie einfach keinen Informationsgehalt mehr haben.
Häufig reicht ein kurzer Vermerk, um auf Seminare, Workshops, Sprach- oder Computerkenntnisse im Lebenslauf hinzuweisen.
Nicht nur das Anschreiben und der Lebenslauf sollten immer neu auf eine ausgeschriebene Stelle angepasst werden, sondern auch die mitgeschickten Anlagen.
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Stärken betonen: Coachingtipp Gerade Ihre Stärken ("Soft Skills: 100") helfen Ihnen dabei, ein passgenaues Anschreiben zu verfassen. Führungkräfte betonen entsprechend gewünschte Kernkompetenzen. |
Führungskräfte und ausgewiesenene Fachspezialisten sollten darüber nachdenken, ob sie in ihren CV nach den persönlichen Daten ein Kurzprofil einfügen.
Dieses neuere Element im Lebenslauf hat seinen Weg aus dem anglo-amerikanischen in den deutschsprachigen Bewerbungsraum geschafft und wird - aussagekräftig formuliert - sicherlich gelesen werden.
Daher enthalten unsere Downloads für Lebensläufe immer auch Beispiele für informative Kurzprofile.
Kurzbewerbungen sind das Gegenteil von "üblichen, aussagekräftigen und vollständigen" Bewerbungsunterlagen, die viele Anlagen enthalten.
Personalberater und Headhunter wünschen sich manchmal ausdrücklich Kurzbewerbungen, um sich schnell einen ersten Eindruck über die Soft Skills, Kenntnisse und Erfahrungen von Jobwechslern zu verschaffen.
Kurzbewerbungen bestehen üblicherweise nur aus einem Anschreiben und einem Lebenslauf. Manchmal wird ausdrücklich auch nur der CV angefordert.
Alle weiteren Anlagen können dann auf Anfrage nachgereicht werden.
Oft wird die schlanke Kurzbewerbung durch einen Kurzlebenslauf noch fokussierter zugeschnitten.
Hier überzeugen Sie, wenn Sie Ihre momentane und die vorherehende Stelle ausführlicher beschreiben. Denn die Berufserfahrung aus den letzten beiden Positionen ist für eine Einladung zum Job-Interview besonders wichtig.
Tipp: Sie wünschen sich Muster und Beispiele für informative Kurzlebensläufe? Klicken Sie auf die PDF-Übersicht "Alle Lebensläufe".
Nachdem Sie Ihre "aussagekräftigen und üblichen Bewerbungsunterlagen" versendet haben, sollten Sie sich ebenso gründlich auf die nächsten Auswahlschritte vorbereiten.
Manche Firmen setzen zunächst auf Telefoninterviews, andere laden direkt zu persönlichen Gesprächen ein.
Bereiten Sie sich auf neue und schwierige Fragen in Jobs-Interviews vor.
Die "Übersicht: Vorstellungsgespräche" hilft Ihnen bei der Vorbereitung. Nutzen Sie unser 30-jähriges Insiderwissen aus unseren erfolgreichen Bewerbungs- und Karriereberatungen.
eigene Fragen an neue Arbeitgeber
Die wichtigsten Informationen zum Thema "Was sind übliche, vollständige oder aussagekräftige Bewerbungsunterlagen?" haben wir hier für Sie als hilfreiche Checkliste zusammengefasst.
Anschreiben und Lebenslauf sind für eine erfolgreiche Bewerbung zentral.
Nur wenn Firmen oder Headhunter ausdrücklich kein Anschreiben fordern, können Sie darauf verzichten.
Ein Bewerbungsfoto ist keine Pflicht, wird aber von über 90 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber beigefügt. Daher sollten Sie ein gut gemachtes Foto mitschicken.
Anlagenverzeichnisse können weggelassen werden (Empfehlung).
Ein aktuelles Zwischenzeugnis muss nicht zwingend angefordert werden.
Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber gehören mit zu den üblichen Bewerbungsunterlagen.
Führungskräfte fügen gelegentlich auf Extraseiten Referenzen bei. Auch die Angabe im Lebenslauf ist ausreichend.
Nicht jede Weiterbildungsbestätigung (Fremdsprachenkenntnisse, IT-Kenntnisse, Trainings, Seminare, Workshops) muss den vollständigen Bewerbungsunterlagen beigefügt werden. Oft reicht die Beschreibung und Angabe im Lebenslauf.
Zertifikate über Fortbildungen ("Umschulungen") sollten immer mitgeschickt werden.
Nachweise über ein absolviertes Studium oder eine Ausbildung gehören zum Pflichtteil der Bewerbungsanlagen.
Das letzte Schulzeugnis (höchster Abschluss) kann weggelassen werden, wenn Bewerber über mehr als zehn Jahre Berufserfahrung verfügen.
Unterlagen sortieren: Berufserfahrene Bewerber mit rückwärts-chronologisch aufgebautem Lebenslauf ordnen die Scans von Zertifikaten und Nachweisen entsprechend vom aktuellsten bis hin zum ältesten Beleg.
Nutzen Sie unsere digitalen Bewerbungshelfer aus dem Downloadbereich und unsere E-Learnings.
Gerne coachen wir auch Sie per Videocall, telefonisch oder persönlich: Alle Beratungsangebote - auf einen Blick!
