Modernes Onboarding: 30 Beispiele + Tipps ✔
Checkliste: Onboarding ✔
4 Phasen-Modell kennen und nutzen: FSNP ✔
Preboarding, Orientierung + Integration ✔
Mitarbeiter binden, Arbeitszufriedenheit + Produktivität steigern ✔
Gutes Onboarding: Willkommenskultur vorleben + Kündigung in Probezeit vermeiden ✔
Nutzen Sie unsere Tipps für ein erfolgreiches Onboarding.
Erfahrene HR-Mitarbeiterinnen und qualifizierte Personalexperten wissen, wie wichtig eine gute Einarbeitung ist.
Sonst kann es im schlimmsten Fall zu einer Eigenkündigung neuer Mitarbeiter schon in der Probezeit kommen.
Was im Ergebnis sowohl für den Arbeitgeber als auch für den betroffenen Arbeitnehmer eine unproduktive Vergeudung von Ressourcen und enttäuschte Erwartungen bedeutet.
Unsere Beispiele und Tipps für gutes Onboarding stammen direkt aus der Praxis von Unternehmen und dem öffentlichen Dienst.
Onboarding: 30 Tipps + Beispiele
Pre-Boarding: Neue Mitarbeiter schon eine Woche vor Arbeitsantritt per E-Mail anschreiben, Namen der Ansprechpartner im Unternehmen und groben Tagesablauf des ersten Arbeitstages proaktiv kommunizieren.
Aktiv zuhören: Gute Führungskräfte achten beim Onboarding auf aktives Zuhören. Welche Wünsche haben neue Mitarbeiter? Und was motiviert sie?
Onboarding-Dauer: Gutes Onboarding umfasst mindestens die ersten vier Wochen, im Idealfall die ersten sechs Monate. Schlechtes Onboarding nur die ersten Tage.
Persönlich informieren: Je persönlicher Onboarding gestaltet wird, desto besser. Freundliche Gespräche, gemeinsame Mittagessen, Kaffee- oder Teepausen motivieren neue Mitarbeiter deutlich mehr als Dutzende Zettel von Papier.
Vorgesetztenaufgabe: Die HR-Abteilung plant oft Onboarding-Prozesse, aber entscheidend ist, wie direkte Vorgesetzte neue Mitarbeiter in Meetings vorstellen, durch die verschiedenen Abteilungen führen oder anderen Führungskräften und Teams vorstellen.
Unternehmenskultur: Die Unternehmenswerte ("Cultural Fit") und die Unternehmensregeln sollten an passenden Beispielen praktisch verdeutlich werden.
Vertrauen aufbauen: Erfahrene Führungskräfte wissen, dass Vertrauen zum Mitarbeiter im Onboarding-Prozess aktiv aufgebaut werden muss.
Feedback: Neue Mitarbeiter wünschen und brauchen konstruktives und offenes Feedback. Was läuft schon jetzt gut?
Kritikgespräche: Auch Kritik ist wichtig. Insbesondere in der Einarbeitungsphase gelten aber die Grundsätze der Fehlerlernkultur.
Ansprechpartner: Für alle zentralen Aufgaben neuer Mitarbeiter sollten im Onboarding konkrete Ansprechpartner für auftretenden Probleme genannt werden.
Kurzvorstellung: Neuen Mitarbeitern sollte in Meetings die Gelegenheit gegeben werden, sich und die eigenen beruflichen Schwerpunkte ganz kurz vorzustellen. Dies sollte unbedingt im Vorfeld mitgeteilt werden. Und nicht erst überfallartig in Team- oder Abteilungsmeetings.
Schritt für Schritt: Nicht alle neuen Aufgaben müssen schon in der ersten Woche vollständig übernommen werden. Hier ist pragmatisches Handeln gefragt.
Telefonat vor E-Mail: In der Einarbeitungszeit sollte lieber telefoniert oder persönlich gesprochen werden. E-Mails sind mit Vorsicht zu genießen. Insbesondere dann, wenn dem Neuen oder der Neuen typische Fehler unterlaufen sind.
Projekterfahrung nutzen: Welche Erfahrungen hat der neue Mitarbeiter mit Projekten? Wie kann sein Wissen sinnvoll eingebunden werden?
Routine oder Abwechslung: Wünscht sich der neue Mitarbeiter mehr Routineaufgaben, um erste Erfolgserlebnisse zu haben. Oder braucht er von Anfang an kreative Abwechslung?
Aufnahmefähigkeit überprüfen: Im Rahmen des Onboarding sollte im Tagesabstand durch Nachfragen überprüft werden, ob bestimmte zentrale Informationen über Aufgaben und Abläufe auch angekommen sind.
Blick von außen nutzen: Qualifizierte Fachkräfte verfügen über nützliche und oft innovative Erfahrungen. Wie wurden beim alten Arbeitgeber ähnliche Aufgaben bearbeitet? Welche Unterschiede gibt es in den Prozessen?
Persönlichkeit und Beruf: Ist der neue Mitarbeiter eher introvertiert oder kennzeichnet ihn seine Begeisterungsfähigkeit? Ist die neue Kollegin offen für Neues oder mag sie lieber Kontinuität? Welche Persönlichkeitsmerkmale sind schon erkennbar?
Soft Skills einbinden: Welche nützlichen Soft Skills können bereits im Onboarding der ersten Wochen gezielt bei der Arbeit eingebunden werden?
Teamevents: Gibt es spezielle Teamevents für neue Mitarbeiter?
Regeln: Kennt der neue Mitarbeiter die Regeln für Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Mittags-, Raucher-, Kaffee- und Teepausen?
Homeoffice: Wird eine spezielle Erreichbarkeit im Homeoffice erwartet? Wie laufen Videokonferenzen ab?
Erste Woche: Am Ende der ersten oder zu Beginn der zweiten Woche sollte ein strukturiertes Gespräch geführt werden. Dem neuen Mitarbeiter sollten viele offene Fragen gestellt werden, damit er von sich aus seine ersten Eindrücke mitteilt und viele eigene Fragen stellt.
Soziale Kollegen einbinden: Es gibt in eigentlich jedem Team und jeder Abteilung sozial und hilfsbereit eingestellte Menschen, die aktiv auf neue Kollegen zugehen. Nutzen Sie dieses Potenzial für gutes Onboarding.
Eigenverantwortung betonen: Je früher an neue Mitarbeiter nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung delegiert wird, desto eher fühlen sie sich zugehörig zum neuen Arbeitgeber.
Kompetenzen entwickeln: Wenn es Wissenslücken oder zu entwickelnde Kompetenzen gibt, sollten gemeinsam hilfreiche Maßnahmen besprochen werden.
Erfolgsbeispiele: Idealerweise werden neue Mitarbeiter mit anderen Mitarbeitern vernetzt, die den Onboarding-Prozess erst vor kurzem erfolgreich abgeschlossen haben.
Private Themen: Manche neue Mitarbeiter wollen nur berufliche Themen besprechen. Andere legen Wert darauf, dass auch einmal über Freizeitaktivitäten, die Partnerschaft oder die Familie und die Kinder gesprochen wird. Berücksichtigen Sie im Onboarding-Prozess die individuelle Persönlichkeit neuer Mitarbeiter.
Kündigungsgründe erfragen: Wenn neue Mitarbeiter schon einige Wochen im Unternehmen sind, können die seinerzeitigen Kündigungsgründe und die dazugehörige Wechselmotivation geschickt erfragt werden. Unter welchen Umständen würde die Neue oder der Neue auch dem neuen Arbeitgeber die rote Karte zeigen?
Wir-Gefühl: Das Team sollte gemeinsam erreichte Erfolge zelebrieren. Dann wissen neue Mitarbeiter, dass Ergebnisse und Resultate nicht nur der Chefetage zugeschrieben werden.
Die hier aufgeführten Beispiele, Tipps und Maßnahmen für eine gelungene Einarbeitung lassen sich unterschiedlichen Onboarding-Phasen zuordnen.
Häufig unterschieden wird hier zwischen
Preboarding,
Orientierung und
Integration.
Ebenso werden die Phasen des Onboarding in
differenziert. Gelegentlich wird auch eine sich anschließende vierte Phase der "laufenden Entwicklung" hinzugefügt.
Hilfreich in der Onboarding-Praxis ist das vier Phasen-Modell FSNP. Ein Phasenmodell für die Teamentwicklung, das auf den amerikanischen Psychologen Bruce Tuckman zurückgeht.
Forming
Storming
Norming
Performing
Die erste Phase Forming ist durch Unklarheit und Unsicherheit gekennzeichnet. Bevor nicht die Beziehungen der Teammitglieder geklärt sind, können fachliche Aufgaben nicht effektiv bearbeitet werden.
In der sich anschließenden Phase des Storming kommt es zu Auseinandersetzungen über die vorrangigen Teamziele zwischen den Teammitgliedern und zu Machtkämpfen hinsichtlich der Teamleitung. Die Arbeitsproduktivität bleibt gering.
In der Regelungsphase Norming existieren mittlerweile Regeln und Absprachen. Die Rollen der Teammitglieder sind klarer definiert. Die Arbeitsbeziehungen sind harmonischer und die zu bewältigenden Aufgaben stehen mehr und mehr im Vordergrund.
In Phase 4, dem Performing, hat sich das Team gefunden, kennt die Kompetenzen der einzelnen Mitglieder und setzt diese für definierte Ziele ein. Es sind auch Rollenwechsel zwischen einzelnen Teammitgliedern möglich. Insgesamt herrscht eine Phase der gegenseitigen Wertschätzung. Das Team unterstützt sich bei Bedarf gegenseitig. Aufgaben werden erfolgreich bearbeitet.
Problematisch sind Onboarding-Prozesse immer dann, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter in der ersten Phase Forming oder der zweiten Phase Storming förmlich steckenbleiben.
Daher sind gute Führungskräfte daran zu erkennen, dass sie neue Mitarbeiter bei der Definition der neuen Teamrolle unterstützen. Zu den zentralen Führungsaufgaben im Onboarding gehört es, die damit zwangsläufig verbundenen Auseinandersetzungen und Konflikten konstruktiv zu lösen.
Modernes Onbording zeichnet sich also durch eine aktive Willkommenskultur aus, die insbesondere auch vom Management vorgelebt wird. Stichwort: "Führungskraft als Coach"
Denn in Zeiten des Fachkräfte-, Projektleitungs- und Führungskräftemangels besteht sonst die Gefahr, dass neue Kolleginnen oder Kollegen mangels gelungener Integration eine Eigenkündigung in der Probezeit aussprechen, weil sie vom neuen Job komplett überfordert sind.
Unsere Checkliste Onboarding hilft Ihnen dabei, die Einarbeitungsphase aktiv und erfolgreich zu gestalten.
Onboarching: Checkliste
Organisatorisches Onboarding: Onboarding-Dauer definieren
Produktpalette (wichtigste Produkte) beziehungsweise Dienstleistungsangebot (stärkste Umsatzbringer)
Arbeitssicherheit, Pausenregelungen, Homeoffice
Krankheitsregelung, Urlaubsplanung
Umgang mit Überstunden
Persönliche Information statt E-Mail-Flut
Fachliches Onboarding: Ansprechpartner für Fachfragen
Vernetzung im Unternehmen
Schritt für Schritt an alle Aufgaben heranführen
Blick von außen nutzen
Erfahrungen neuer Mitarbeiter gezielt einbinden
Aktives und regelmäßiges Feedback
Aufgaben und Verantwortung delegieren
Zwischenmenschliches Onboarding: Wünsche und Vorstellungen neuer Mitarbeiter erfragen
Vertrauen aufbauen
Wertschätzung zeigen
Ansprechpartner für Konflikte im Team
Kleine und größere Teamevents
Erste gemeinsame Erfolge feiern
Laufendes Onboarding: Mitarbeiter entwickeln
Neue Aufgaben und Sonderaufgaben übertragen
Kompetenzen erweitern und schulen
Vorstellungen und Wünsche erfragen
In Projekte einbinden und an größeren Projekten beteiligen
Berufliche Perspektiven im Unternehmen entwickeln
Gerne coacht Christian Püttjer auch Sie professionell zu den Themen Onboarding, Führungsstil und wertschätzende Führung.
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